Zgodnie z art. 151 § 1 kodeksu pracy praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych. Pracę tę pracodawca jest zobowiązany rekompensować czasem wolnych według zasad określonych w kodeksie pracy bądź wypłatą odpowiedniego dodatkowego wynagrodzenia. Pracownik w stosunku, do którego pracodawca nie spełnia swojego obowiązku ma prawo dochodzić swoich roszczeń.

Pierwszy krok to zażądanie od pracodawcy, aby okazał ewidencję czasu pracy. Art. 149 § 1 kodeksu pracy stanowi, iż pracodawca jest on zobowiązany okazać ewidencję czasu pracy na każde żądanie pracownika, którą to ma bezwzgledny obowiązek prowadzić dla każdego z pracowników.

Ewidencja jest podstawą rozliczenia czasu pracy i ustalenia wynagrodzenia, co dotyczy zwłaszcza dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w święta, w niedziele i w wolne soboty. Podstawą do obliczania wynagrodzenia za godziny nadliczbowe stanowi wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania pracownika, określone stawką godzinową lub miesięczną.

Może zdarzyć się, iż prowadzona ewidencja jest nieprawdziwa. Pracownik może w takim wypadku - najlepiej na piśmie - żądać jej sprostowania, powołują dowody i świadków na okoliczność, kiedy i ile pracował w nadgodzinach.

Po ustaleniu należnego wynagrodzenia z tytułu godzin nadliczbowych lub ilości nadgodzin na podstwie ewidencji bądź własnych dowodów pracownik powinien zwrócić się z pismem do pracodawcy o wypłacenie zaległego wynagrodzenia.

Takie pismo będzie dowodem w postępowaniu przed sądem pracy. Dowodami będą też odcinki wypłat, w których są zawarte wszystkie składniki wynagrodzenia. Jeżeli w ustalonym terminie pracownik nie otrzyma zapłaty za nadgodziny, wówczas może wystąpić z powództwem do sądu pracy o ich zapłatę . Podstawę prawną stanowi art. 151¹ § 1 kodeksu pracy.

Skierowanie pozwu do sądu pracy można poprzedzić wnioskiem do właściwego inspektora pracy o dokonanie stosownych ustaleń w tym zakresie. W zależności od ustalonego stanu faktycznego sprawy, inspektor pracy albo będzie mógł sam zastosować przewidziane środki działań pokontrolnych albo wyjaśni po ustaleniach kontrolnych, że sprawa ma charakter sporny i rozstrzygnąć ją może tylko sąd pracy. Jeżeli interwencja inspektora pracy nie przyniesie skutku, należy skierować do sądu pracy pozew o zapłatę.

Jeżeli liczba przepracowanych godzin ma charakter bezsporny, a pracodawca odmawia wypłaty wynagrodzenia sprawa będzie mniej skomplikowana, jednakże gdy z prowadzonej ewidencji czasu pracy nie będzie wynikać ile godzin w danym okresie pracownik w rzeczywistości przepracował sprawa będzie wymagała zastosowania rożnych środków dowodowych.

Dowodami w takiej sprawie mogą być m. in.:

• ewidencja czasu pracy, pod warunkiem że jest prowadzona przez pracodawcę i to w sposób rzetelny,
• dokumenty po kontroli PIP
• prowadzona niezależnie własna ewidencja czasu pracy
• własne notatki dotyczących faktycznego czasu pracy, np. którego dnia pracownik pracował po godzinach, z kim , co się robił.
• odpisy lub kserokopie dokumentów, np. protokołu inwentaryzacji, dokumentów magazynowych, korespondencji e -mail
• bilingi przeprowadzonych rozmów telefonicznych
• wydruki wprowadzanych kodów elektroniczne przy zamykaniu i otwieraniu drzwi, jako dowód na to, kiedy pracownik wchodził i wychodził
• świadkowie - np. pracownicy, byli pracownicy, klienci, kontrahenci, dostawcy itp

Przed sądem można żądać od pracodawcy przedstawienia odpowiednich dokumentów nawet, gdy pracownik nie jest w ich posiadaniu

Jeśli chodzi o ciężar dowodu w postępowaniu przed sądem o zapłatę za nadgodziny to zasadniczo leży on po stronie pracownika, jednakże "Brak dokumentacji wynikający z zaniechania jej prowadzenia przez pracodawcę powoduje zmianę wynikającego z art. 6 kpc rozkładu ciężaru dowodu ( ). Pracodawca ma w takich razach obowiązek wykazać, że pracownik nie pracował w takim rozmiarze, jak twierdzi, a tym bardziej jaki udokumentował (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 5 maja 1999 r., sygn. akt: I PKN 665/98, OSNP 2000/14/535)

Podobny pogląd wyraził Sąd Najwyższy także w wyroku z dnia 23 listopada 2001 r. "Błędny jest zwłaszcza pogląd, że ciężar dowodu w zakresie czasu pracy obarcza wyłącznie pracownika, który dowodzi roszczeń z tego tytułu, albowiem to pracodawca jest obowiązany prowadzić ewidencję czasu pracy, z uwzględnieniem pracy w godzinach nadliczbowych, którą udostępnia na żądanie pracownika ( I PKN 678/00, OSNP 2003/22/538).

W przypadku pozwów wnoszonych przez pracownika przeciwko pracodawcy zasadą jest, iż pracownik zwolniony jest od kosztów sądowych. Zwolnienie to nie obejmuje jednak wszystkich spraw i opłat od wszystkich pism procesowych.

Ustawodawca zróżnicował rodzaje spraw wnoszonych przez pracowników ze względu na wartość przedmiotu sporu. Jeżeli przekracza ona 50 tys. zł, pracownik jest zobowiązany do uiszczania opłat stosunkowych od wszystkich podlegających opłacie pism w wysokości 5 proc. wartości przedmiotu sporu. Wnosząc zatem przykładowo pozew o zapłatę kwoty 60 tys. zł, uiścić należy opłatę w kwocie 3 tys. zł. Przy takiej samej wartości przedmiotu zaskarżenia identyczną opłatę należało będzie uiścić od apelacji.

W sprawach, w których wartość przedmiotu sporu nie przekracza 50 tys. zł, pracownik jest zobowiązany do uiszczenia opłaty podstawowej w kwocie 30 zł wyłącznie od apelacji, zażalenia, skargi kasacyjnej i skargi o stwierdzenie niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia. W sprawach , w których wartość przedmiotu sporu nie przekracza 50 tys. zł wolne od opłat będą pozostałe pisma procesowe, a w szczególności pozew.

Warto pamiętać, że roszczenia o zapłatę za nadgodziny przedawniają się po trzech latach. Oznacza to, że jeśli pracownik po pięciu latach pracy będzie chciał walczyć w sądzie o zapłatę za nadgodziny, to może to robić tylko do niespełna trzech lat wstecz (art. 291 kodeksu pracy).